Bij veel leads en opdrachtgevers waar wij komen merken wij dat men het nog steeds moeilijk vind om de debiteuren te benaderen en te vragen om de openstaande factuur te betalen daar de betalingstermijn is overschreden. Feit is dat uit onderzoek blijkt dat bedrijven 40 % van hun facturen niet op tijd betalen en één op de vier faillissementen wordt veroorzaakt door wanbetaling van debiteuren. Dit wilt u als ondernemer toch voorkomen? U kunt als ondernemers al enig vooronderzoek en handelingen verrichten die ten gunste komen van uw debiteurenbeheer dan wel incassozaak zodat uw vordering sneller wordt voldaan. 

1. Verzamel zoveel mogelijk informatie van uw cliënt. Bijvoorbeeld bankrekeningnummers, klantgegevens zoals welke bedrijfsvorm uw cliënt is. Een BV of een Vof of een eenmanszaak. Wie zijn de vennoten of bestuurders? Uit de Kamer van Koophandel kan men ook vaak veel informatie halen zoals de adressen van de vennoten en de eventuele deponeringen.
2. Pas uw diensten of leveringen aan als uw cliënt niet tijdig betaald? Wellicht is het noodzakelijk om de werkzaamheden voorlopig on hold te zetten. Werk niet voor niets.
3. Zorg dat je tijdig en juridisch correct de aanmaningen en ingebrekestelling verstuurt bij wanbetaling. Hou hierbij rekening tussen particuliere en zakelijke cliënten.
4. Kijk regelmatig of er sprake is van insolventie of schuldsanering bij uw cliënt. Vaak wordt dit “vergeten” mede te delen door uw cliënt.
5. Maak en hanteer uw algemene voorwaarden en maak deze ook juridisch correct toepasselijk bij uw klanten. Doet u dit niet, kan men deze naast zich neerleggen. Kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van eigendomsvoorbehoud?
6. Maak gebruik van Pré Incassostickers. Een opvallende sticker waarop staat dat indien de nota/aanmaning niet tijdig wordt voldaan, de zaak uit handen wordt gegeven aan een incassobureau.
7. Stuur een mail naar de cliënt net 2 dagen voordat de betalingstermijn van de factuur komt te vervallen en attendeer hem daar nog even op. Zie dit als een stukje extra service en dit maakt ook duidelijk dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt en dat u professioneel bezig bent. Een telefoontje kan natuurlijk ook.
8. Maak zoveel mogelijk gebruik van een overeenkomst en laat deze ook tekenen door uw cliënt of bewaar de opdrachtbevestiging van uw cliënt. Bewaar tevens alle mailverkeer tussen u en uw cliënt welke betrekking heeft op de opdracht.
9. Wilt u uitgebreide informatie over uw (aspirant) cliënt? Laat een Kredietcheck doen. Wie is uw cliënt? Zijn er in het verleden faillissementen of insolventies geweest? Wat zijn de betalingstermijnen van uw cliënt? etc., etc. Een kleine investering van uw kant, kan grote problemen voorkomen. Ook kunt u dan afstemmen hoe u eventueel zaken wilt doen. Wellicht wilt u een voorschot vragen, of houd u al rekening  met gemiddelde vertragingsrente in de hoogte van uw offerte daar uw lead een lange betalingstermijn heeft?

Het is begrijpelijk dat u niet aan alle bovenstaande regels kunt of wilt voldoen. Het zijn dan ook richtlijnen. De belangrijkste echter zijn wel uw algemene voorwaarden en het correct in gebreke stellen van uw debiteur. Het kan u een hoop negatieve energie besparen.