In de dagelijkse uitvoering van ons vak van creditcollector en creditmanagement zijn we druk bezig debiteuren achter hun broek aan te zitten.

Tijdens bezoeken aan leads merk ik dat het vaak niet duidelijk is wat debiteurenbeheer en incasso nu eigenlijk inhouden. Waarom doen wij dit en wat is onze meerwaarde?

‘Het zal wel niet zo’n vaart lopen met klanten die niet betalen’. Of ‘Maak je geen zorgen, die klant betaalt morgen wel’ Of ‘Ik doe al jaren zaken met die klant’. Dit soort uitspraken krijgen wij vaak te horen. Helaas, want dit duidt erop dat het belang van een goed creditmanagement/debiteurenbeheer en de hieraan gekoppelde incasso toch nog niet is doorgedrongen in alle lagen van een organisatie.

Hieronder een misschien niet zo flitsend verhaal, maar zeker wel interessant om inzicht te krijgen in de financiële positie van uw bedrijf. Houdt het maar eens tegen het licht voor uw eigen organisatie.

Cash Conversion Cycle

Om alles te kunnen overzien in uw financiën, is het verstandig om een zogenaamde Cash Conversion Cycle te hanteren: De periode gemeten in dagen vanaf het moment dat een inkoopfactuur is betaald tot aan het moment dat het bedrag van de hierop betrekking hebbende verkoopfactuur is geïnd. Het is anders gezegd de periode waarin een bedrijf haar voorraden uit eigen middelen moet zien te financieren. Die CCC is opgebouwd uit drie elementen: DSO, DPO en DIO. In de doelstellingen van de debiteurenbeheerder staat vaak alleen het verlagen van de DSO centraal.

De DSO (Days Sales Outstanding)*

Dit is een indicator om te zien of uw huidig debiteurenbeleid vruchten afwerpt. Kijk wel naar de juistheid van de indicator. Zeker bij sterke seizoensinvloeden zal ook de DSO sterk schommelen. Wij adviseren om de DSO per kwartaal te berekenen in plaats van bijvoorbeeld over één jaar.

De DPO (Days Payable Outstanding)**

Hiermee kunt u zien wat de gemiddelde periode is waarop u zelf uw facturen (lees leveranciers) betaalt. Vaak zijn de DSO en de DPO aan elkaar verbonden. Immers, een hoge DSO heeft vaak tot gevolg dat er een hoge DPO is. Er is immers geen geld om eerder te betalen.

De DIO (Days Inventory Outstanding)***

Hiermee kunt u zien welke hoeveelheid goederen u over de gemiddelde periode op voorraad heeft. Het te laat facturen van geleverde goederen heeft automatisch tot gevolg dat  de DIO zal stijgen.

Tenslotte kunt u de CCC als volgt berekenen: DSO+DIO-DPO=CCC

Debiteurenbeheer of incasso heeft dus niets te maken met het pesten van klanten of debiteuren. Sterker nog: wij zitten ze achter de broek aan omdat het nodig is. Een vasthoudende medewerker of incassopartner zorgt ervoor dat u uw onderneming succesvol kunt financieren (zonder bank). Vaak wordt er binnen bedrijven alleen maar gekeken naar de DSO. Terwijl dit maar één aandachtspunt is.

Nu we aan het begin van het nieuw jaar zitten, is het goed om ook uw doelstellingen voor uw creditmanagement in 2016 vast te leggen. Het moet mogelijk zijn uw DSO en daarmee uw financierbaarheid een duwtje in de juiste richting te geven.

*              DSO = (Openstaand debiteurensaldo/ Jaaromzet) x 365

**            DIO = (Voorraad/ Inkoopwaarde van de omzet) x 365

***          DPO = (Crediteurensaldo/ Inkopen) x 365