Bij veel bedrijven waar wij komen, krijgen wij vaak de vraag: “Wij hebben onze algemene voorwaarden gedeponeerd. Dan zijn deze toch altijd geldig? Die hoeven wij toch niet nog eens met de offerte mee te sturen naar de klant?” Maar dat is niet helemaal het geval. Hieronder leest u hoe het zit.

Algemene voorwaarden en deponeren

Stuur altijd uw algemene voorwaarden met de offerte mee en maak deze kenbaar naar uw opdrachtgever zodra dit mogelijk is. Het misverstand heeft te maken met een uitzondering op deze hoofdregel. Als het ‘redelijkerwijs niet mogelijk’ is om bij elke offerte de voorwaarden mee te sturen, dan mag u volstaan met een verwijzing naar de deponering van uw voorwaarden in de Kamer van Koophandel of bij de Rechtbank. Maar dan moet u echt denken aan bijvoorbeeld kaartjesautomaten van de NS (die toch moeilijk elke keer de voorwaarden kunnen uitprinten) of aan winkels zoals Albert Heijn, met grote aantallen klanten per dag.

Een ‘normale’ onderneming zal zelden of nooit dit probleem hebben. Een PDF met daarin de voorwaarden is immers altijd wel bij een mailtje te voegen. En op uw website kunt u altijd om een akkoord met de algemene voorwaarden vragen alvorens een opdracht wordt aangenomen. Voor ‘normale’ bedrijven is het dus nooit ‘redelijkerwijs niet mogelijk’ om de voorwaarden te overhandigen, zodat u zich nooit op deze uitzondering kunt beroepen.

Met andere woorden: Stuur altijd uw algemene voorwaarden mee met de offerte en verwijs daar ook naar. Stuur ze dus niet pas mee met de opdrachtbevestiging. Ook horen ze niet thuis op uw factuur, waarop u alleen verwijst naar uw algemene voorwaarden.

Dit kan u tijdens een eventuele procedure een hoop ellende besparen. De tegenpartij kan immers te kennen geven dat ze niet op de hoogte zijn gebracht van uw voorwaarden. Dan zullen deze met grote waarschijnlijkheid komen te vervallen.

Heeft u vragen over het opstellen van goede algemene voorwaarden of heeft u een probleem hiermee? IBG Incasso & Creditmanagement helpt u graag!