Hang hem op!!! Juist. Weer een klant die reageert op het nalaten van het betalen of op niet reageren op de aanmaningen die zij verstuurd hebben naar hun debiteur. Uiteraard begrijpen wij deze reactie wel van onze klant, maar zo werken we natuurlijk niet.
We zullen eerst netjes een incassoprocedure moeten starten om de debiteur te overtuigen om wel te betalen (wanneer dit van toepassing is) of om te vragen waarom er juist niet betaald wordt. Misschien wordt de vordering wel betwist, of heeft de debiteur gewoonweg nu het geld niet.
Het eerste wat we doen is de facturen, kopie overeenkomst en eventueel mailgeschiedenis en WhatsApp opvragen bij onze cliënt. Zo kunnen we de zaak invoeren. En daar wringt nog wel eens de schoen.
“Met wie heeft u zaken gedaan?” vragen we dan. “Met meneer Jansen” krijgen we als antwoord. “Dat zal ongetwijfeld de gesprekspartner zijn geweest, maar met welk bedrijf heeft u zaken gedaan? Met wie is de overeenkomst gesloten?” Als we geluk hebben, is er een overeenkomst, maar vaak is deze niet helemaal compleet. Sommige bedrijven hebben bijvoorbeeld meerdere Rechtsidentiteiten. Jansen Holding BV, Jansen Knopen BV, Jansen Garen BV en Jansen Wol BV: allemaal staan ze op hetzelfde adres maar met een ander Kamer van Koophandel nummer.
Wat staat er dan bovenaan de offerte of de opdrachtbevestiging? Juist ja, Jansen. And that’s it. Wie is nu de gedaagde? De heer Jansen is de directeur en niet de gedaagde partij.
Maak het u zelf dus gemakkelijk. Zet het Kamer van Koophandel nummer in de offerte van de klant/opdrachtgever. Dan weet u ook meteen met wie u zaken doet.
Want weet u eigenlijk wel met wie u zaken doet? Raadpleeg de KVK en kijk wie er bevoegd is, maar ook wie de juiste rechtsidentiteit heeft. Maak van uw vordering geen speurtocht.
Heeft u hulp nodig? Vraag het IBG Incasso. Wij helpen u graag om uw offerte traject te optimaliseren zodat u niet in de problemen komt.
