Als ik op bezoek kom bij een klant, is de meest gehoorde klacht dat hun debiteuren niet binnen de gestelde betalingstermijn hun nota’s voldoen. Vaak hebben mensen moeite om de debiteur hierop correct aan te spreken. Een aanmaning de deur uit doen lukt nog wel, maar het persoonlijk contact opzoeken, door bijvoorbeeld te bellen, is vaak lastig. Mensen voelen zich daar vaak ongemakkelijk bij.

Ga in gesprek met de debiteuren

Ik leg dan uit dat ik dat wel begrijp, maar dat dit ongemakkelijke gevoel niet bij hen moet liggen, maar bij de niet betalende afnemer. Die is immers in gebreke gebleven. Als de klant stelt dat hij toch problemen heeft met dit soort gesprekken, omdat hij bang is dat de debiteuren boos worden, of de samenwerking verbreekt, kunnen wij hier bij helpen door gesprekssituaties te oefenen. Je belt immers om iets waar je recht op hebt en wat beide partijen ook overeengekomen zijn. Op dat moment zie je vaak dat onze klant zijn rug wat meer recht. Hij voelt zich meer gesterkt.

Maar wat nu als diezelfde klant onze rekening niet tijdig voldoet? Ja, ook dat gebeurt, zelfs bij incassobureaus. Wij sturen dan ook al één dag na de betalingstermijn een vriendelijke rappel. Als er de volgende dag dan nog niet is betaald, bellen wij. De meest gehoorde uitspraak is: “de betaling gaat er morgen uit”. Wij doen dan niet moeilijk en wachten even een dag af. Is de betaling vervolgens  die volgende dag nog niet bij ons binnengekomen, bellen wij nog een keer op. Vaak horen we dan: “hij ligt klaar”. Wij leggen dan uit dat klaarleggen en betalen twee verschillende dingen zijn. De betalingstermijn is verstreken, rappel ontvangen en ook nog een telefonisch gerappelleerd. Als de klant dan boos wordt (en ook dat gebeurt wel eens), herinner ik ze aan het gesprek dat wij hebben gehad bij onze eerste ontmoeting.  Dat hij het zo vervelend vond dat hun afnemers niet tijdig betaalden terwijl dit toch goed was afgesproken. We spiegelen de zaak dus.

Op dat moment maakt een klant negen van de tien keer zijn excuses en de betaling staat vaak nog diezelfde dag op onze rekening. Vaak zeggen ze er dan ook nog bij dat ze het achteraf helemaal begrijpen en dat het niet slim is om degene niet tijdig te betalen die ze juist heeft geleerd dat ze in zo’n situatie in hun recht staan. Gevolg daarvan is dat wij hun betalingen voortaan altijd keurig op tijd ontvangen.

Klanten zijn soms debiteuren, maar gelukkig ook andersom.